Nunca fui amplio en organizar cosas en un orden en particular. Siempre se sintió como una tarea, ya era ropa, herramientas o archivos digitales. Pero tener ninguna estructura significa pánico completo cuando efectivamente necesita encontrar poco. Me encontré mucho con este problema con archivos y carpetas porque no tenía estructura ni convenciones de nombres. Estoy hablando de toneladas de “nuevas carpetas”, archivos aleatorios “Image (1)” y una carpeta caótica “Descargas”.

Pero cuando esa desorganización condujo a la pérdida de cosas importantes, decidí encontrar un sistema adecuado. Creé algunas reglas simples que hicieron que fuera muy dócil encontrar lo que estaba buscando, y tú además puedes probarlas.

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No hay una convención universal de nombres de archivos

No hay una convención universal de nombres de archivos que funcione para todos. Debe acechar lo que más le importa cuando se alcahuetería de organizar y encontrar archivos. Para mí, la forma más dócil de circunscribir un archivo es recordando lo que contiene, por lo que construyo mi sistema de nombres en torno a eso.

Digamos que estoy organizando un conjunto de facturas para un cliente llamado ACMECO. En oficio de nombres de archivo genéricos como “elaboración” o “final”, nombraría el archivo poco así como Invoice_ACMECO_2401_V3. Ese nombre de archivo ya me dice el tipo de documento, el nombre del cliente, el mes y el año (enero de 2024), y que esta es la traducción tres.

Cuando esté nombrando archivos, manténgalo simple y consistente. Limite el nombre a 50 caracteres o menos. Los nombres de archivos largos a menudo se cortan en menús, especialmente en dispositivos móviles. Sigue a usar solo literatura (mayúsculas o minúsculas), números y subrayados. Evite espacios y personajes especiales, como barras, ampersands o paréntesis, ya que pueden causar problemas en diferentes sistemas operativos. En nuestro ejemplo, estamos utilizando subrayos para separar cada tipo, haciendo que el archivo sea fácil sin dejarlo en Dios en espacios o símbolos.

Si las fechas le importan más, inicie el nombre de su archivo con una vencimiento en el formato yymmdd. Si creé la elaboración el 1 de abril de 2024, cambiaría el nombre del archivo a 240401_invoice_acmeco_v3.

De esta modo, todos los archivos se alinean cronológicamente cuando se ordenan por nombre. Si estoy tratando con múltiples versiones del mismo archivo, incluyo un número de traducción al final, como V1, V2 o V3, por lo que puedo identificar fácilmente la última traducción. Y si estoy guardando una serie de archivos relacionados, por ejemplo, informes mensuales, uso ceros principales como 01, 02, 03 para asegurarme de que permanezcan en el orden correcto cuando se clasifican, en oficio de saltar oportuno a una numeración inconsistente.

Organizar archivos y carpetas

Crear una clase de carpetas

Una vez que haya arreglado su convención de nombres de archivos, el futuro paso es construir una estructura de carpeta clara y consistente. Piense en ello como configurar un clasificador: comience ampliamente y sea más específico a medida que avanza. Por ejemplo, si estoy administrando documentos para un negocio de diseño independiente, comenzaría con una carpeta de nivel superior señal “Clientes”.

Internamente de los “clientes”, crearía carpetas individuales para cada cliente, como “Acmeco”, “BrightLabs” o “Novastudio”. Internamente de la carpeta “Acmeco”, agregaría carpetas más específicas como “facturas”, “diseños”, “contratos” y “comentarios”.

Si estoy trabajando en múltiples proyectos para ese cliente, podría sumar una carpeta “Proyectos” internamente de “Acmeco”, y internamente de eso, crearía carpetas como “WebsIterSeVamp2024” o “Logorefresh2023”. Este tipo de estructura asegura que cada archivo tenga un hogar inductivo, lo que facilita la ubicación de las cosas incluso meses posteriormente. Además simplifica el intercambio de archivos, ya que puedo cursar la carpeta exacta que determinado necesita sin tener que cavar a través del desorden.

Entender cuándo apañarse

Y cuando no

Si la estructura de su carpeta es sólida, debería poder circunscribir la mayoría de los archivos simplemente navegando a través de ella. Una clase adecuadamente diseñada le permite navegar con confianza, saltando directamente a lo que necesita. Sin retención, hay momentos en que usar la búsqueda se vuelve más efectivo.

Por ejemplo, si necesita encontrar archivos que abarcan múltiples carpetas, como ver todas las facturas de todos los clientes, es más rápido apañarse la palabra “elaboración” en oficio de rasgar cada carpeta de cliente una por una. La búsqueda además es útil cuando se alcahuetería de una gran cantidad de archivos.

Otro tablado en el que la búsqueda es útil es cuando trabaja internamente de una estructura que determinado más creó. Si no está seguro de cómo se configuraron las carpetas o si otras no han seguido el sistema de modo consistente, una buena convención de nombres de archivos aún puede ayudarlo a rastrear lo que necesita.

Dicho esto, si te encuentras dependiendo de la búsqueda con más frecuencia que navegar, podría ser una señal de que tu estructura necesita algunos ajustes. Organizar y nombrar archivos nunca es una posibilidad única para todos.

Encuentra tus archivos fácilmente

Organizar y nombrar archivos nunca es una posibilidad única para todos: debe adaptarlo en función de lo que más le importa. Si la estructura manual de archivos no es poco que desee hacer, explore herramientas como Dropit, lo que puede ayudar a automatizar la despacho de archivos. Si está en Windows, consulte estos siete trucos para optimizar el Explorador de archivos para una estructura de archivos más efectivo. Además puede optimizar todo para encontrar rápida y fácilmente todos sus archivos.

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