Los datos acertadamente estructurados en Microsoft Excel mejoran la precisión, facilitan un investigación más efectivo y son más fáciles no solo para los humanos sino asimismo las máquinas comprender e interpretar. Seguir estos cinco consejos está protegido para allanar su vida, sus compañeros de trabajo más felices y sus datos explotan.

1

Use campos (columnas) y registros (filas)

Los campos y los registros son principios fundamentales de la estructura de la cuadrícula de Excel. Cada columna debe ser un campo, que es un tipo de datos consistente, como nombres, direcciones de correo electrónico o totales de ventas. Por otro banda, cada fila debe ser un registro, que contenga diferentes tipos de datos sobre un factor.

Consulte el ejemplo a continuación, donde cada columna es un campo único de tipos de datos consistentes, como los departamentos (títulos de texto) en la columna B, los precios de los costos (títulos contables) en la columna E y las unidades vendidas (títulos numéricos) en la columna G. Sin confiscación, cada fila es un registro para un factor individual.

Piénselo de esta guisa. Cuando haga doble clic en el mango de relleno en la ángulo inferior derecha de una celda que contiene una fórmula, Excel aplica el mismo principio con destino a debajo a todas las células restantes en la columna. En otras palabras, el software calma que tenga datos similares en una columna y, por lo tanto, la misma fórmula se aplica a todos los principios en un campo.

Una forma de hacer que sus datos sean aún más claros utilizando esta estructura de la cuadrícula es cerciorarse de que el campo más a la izquierda sea un identificador, como un nombre, un número de identificación, un número de serie o poco similar, desde el cual puede escanear un registro individual para ver los títulos correspondientes.

Para persistir sus datos ordenados y ordenados, cada campo y registro deben ser únicos. Por supuesto, puede tener títulos duplicados, pero si escanea una fila completa o debajo en una columna completa, no debe tener duplicados de vídeo integral o de campo completo.

2

Cada celda debe contener un solo punto de datos

Una forma segura de romper la estructura recto de un conjunto de datos de Excel es meter más de un punto de datos en una celda.

Mi razón para este consejo me devuelve a mi punto precursor: cada celda debe contener una información individual que represente la intersección de un campo y un registro. Entonces, si escribe más de una dormitorio de información en una celda, está rompiendo esta estructura “plana”.

En este ejemplo, se debe juntar una columna de precio separada a los datos para tener en cuenta la estructura de precios variables.

Adecuado a que los datos no están estructurados correctamente, cuando se visualiza como un manifiesto de Excel, se convierte en un tiroteo o cargado en el editor de consultas de potencia de Excel, no funciona como se calma.

Del mismo modo, si hace remisión a estas celdas sobrecargadas en fórmulas o intenta clasificar y filtrar sus datos, probablemente terminará con resultados confusos y poco confiables.

El principio de un punto de una célula asimismo se aplica a las células fusionarias. Para mí, fusionar células en una hoja de cálculo de Excel es como usar cómic sans MS en un documento de palabra formal: ¡entreambos deben evitarse a toda costa! Tan pronto como fusione dos o más células en una, se está alejando de la estructura de la red fundamental de Excel, lo que significa que va a causar más problemas de los que resuelve. Si las células adyacentes contienen el mismo valía, ¡está acertadamente! Simplemente no hay privación de fusionarlos.

Una alternativa a la fusión de las células es usar el centro en la útil de selección. A pesar de que las células afectadas parecen estar fusionadas, se conservan las estructuras y la integridad de las células. Dicho esto, aún sugeriría que ingrese puntos de datos individuales en cada celda para evitar confusiones.

3

Evite columnas y filas en blanco

Cada conjunto de datos en Excel debe estar compuesto por columnas y filas contiguas. En otras palabras, asegúrese de que no haya columnas o filas completamente en blanco entre campos o registros.

Hay muchos beneficios para avalar la continuidad en un conjunto de datos, el más significativo es ayudar a Excel a comprender dónde comienza y termina un rango de datos. Tan pronto como tenga una columna o fila en blanco en el medio de su rango, está creando una ruptura física en las relaciones entre el campo y las entradas de registro.

Las columnas o filas en blanco pueden difundir problemas cuando presenta sus datos en los gráficos. Encima, son un tiempo de tiempo protegido, ya que necesitará decidir manualmente todas las celdas en su conjunto de datos al formatearlo como una tabla de Excel, cargarlo en una consulta de potencia o convertirlo en un tiroteo. Por otro banda, para hacer estas tareas con un conjunto de datos completamente contiguo, solo necesita decidir una sola celda.

Incluso si ha insertado una nueva columna o fila que se poblará en una término posterior, encuentre una guisa de decirle a Excel que debe estar allí y tiene valía, como juntar un encabezado de columna o ingresar una serie de ceros temporales.

“¿Pero qué tal al agrupar columnas o filas?” Te escucho preguntar. Es cierto que las columnas agrupadas deben estar separadas por al menos una columna, y las filas agrupadas deben separarse por al menos una fila. Sin confiscación, estos no tienen que estar en blanco: en cambio, conviértelos en rangos valiosos calculando subtotales.

4

Formatear sus datos como una tabla de Excel

Una forma de persistir sus datos de Excel estructuralmente sólidos y en límite con lo que el software calma que haga es formatear su conjunto de datos como una tabla de Excel. Encima de sus beneficios estructurales, las tablas de Excel ofrecen muchas otras ventajas, como rangos de expansión cibernética, referencias estructuradas, clasificación y filtrado rápido, y muchas más.

Primero, asegúrese de que cada columna sea un campo separado, cada fila es un registro, cada celda tiene un punto de datos y no hay filas o columnas en blanco. Todavía se beneficiará de tener encabezados de columna en la parte superior de sus datos. Encima, si hay más de un conjunto de datos en su tomo de trabajo, asegúrese de que haya al menos una columna o fila clara entre ellos.

A continuación, seleccione cualquier celda en el conjunto de datos, haga clic en “Formato como tabla” en la pestaña Inicio en la cinta y elija un estilo de tabla.

Luego, en el cuadro de diálogo Crear tabla, marque “Mi tabla tiene encabezados” y haga clic en “Aceptar”.

Los datos ahora están acertadamente formateados como una tabla de Excel, y puede cambiar su estilo u opciones en la pestaña de diseño de tabla contextual en la cinta.

5

Use una sola fila para los encabezados de columna

Anexar una fila de encabezado de columna a un conjunto de datos en Excel es una buena guisa de proporcionar contexto para los datos en cada columna, lo que hace que la información sea más realizable de deletrear y comprender. Una fila de encabezado asimismo proporciona una fila adicional para un timbre de filtro, evitando que tenga que agregarla a la primera fila de datos y potencialmente causando confusión.

Encima, los encabezados de columna claramente definidos son invaluables cuando formatea sus datos como una tabla de Excel. De hecho, cuando hace remisión a los encabezados de columna en fórmulas, asimismo conocidas como referencias estructuradas, son más fáciles de entender y analizar que las referencias o columnas de celdas directas con nombres de encabezados genéricos.

Por ejemplo, está claro ver que esta fórmula resta el precio de costo en la columna de costos de la provecho bruta en la columna de ventas para producir un beneficio neto:

=(@Sales)-(@Cost)

Eso está muy acertadamente, pero ¿por qué los encabezados de columna solo deberían ser una sola fila?

Una de las razones principales es que los lectores de pantalla confían en diseños claros y unidimensionales para comprender las relaciones entre columnas y filas. De hecho, múltiples filas de encabezado pueden complicar la navegación, causando a las personas con dificultades visuales para comprender la estructura y el contenido de su hoja de trabajo.

De hecho, no solo los lectores de pantalla y sus usuarios se beneficiarán de una sola fila de encabezado, otros sistemas basados ​​en máquinas internamente de Excel asimismo prefieren que sus datos se estructuren de esta guisa. Por ejemplo, si formatea sus datos como una tabla de Excel, solo puede tener una sola fila de encabezado. De hecho, si tiene más de uno, el segundo podría considerarse una fila de datos (registro).

Si su conjunto de datos ya tiene dos o más filas de encabezado, no se preocupe, puede solucionar esto usando la consulta de potencia.

En este ejemplo, hay dos encabezados de columnas: el primero es el año, y el segundo es el trimestre.

Como mencioné anteriormente, los tipos de datos comunes idealmente estarían en una sola columna como campo con un solo encabezado, y cada fila sería un registro separado. Entonces, así es como deben estar los datos cuando se estructuran correctamente:

Para conquistar esto, coloque su cursor en cualquier celda en el conjunto de datos y en la pestaña Inicio en la cinta, haga clic en “Formateo como tabla”. Entonces, elige un estilo.

A continuación, en el cuadro de diálogo Crear tabla, desactivar “Mi mesa tiene encabezados” y haga clic en “Aceptar”.

En este punto, Excel no reconoce que tiene dos columnas de encabezado, por lo que para eliminar esta confusión, en la pestaña Diseño de la tabla, desactivar “Fila de encabezado”.

Ahora, debe cargar la tabla en el editor de consultas de potencia. A posteriori de decidir cualquier celda en la tabla, haga clic en “Desde la tabla o el rango” en la pestaña Datos.

En la pestaña Metamorfosear del editor de consultas de potencia, haga clic en “Transponer” para derribar de guisa efectiva las columnas y filas de la tabla.

Como resultado de esta argumento, las dos filas de encabezado ahora se han convertido en columnas por derecho propio. Aquí, la fila que formó el encabezado de la primera columna (año) ahora está en la columna 1, y la fila que formó el encabezado de la segunda columna (trimestre) ahora está en la columna 2.

Ahora, complete los espacios en blanco en sus columnas haciendo clic con el timbre derecho en un encabezado de columna y seleccionando relleno> con destino a debajo.

Ahora está ligero para promover los encabezados de la primera fila a la columna haciendo clic en el icono en la ángulo superior izquierda de la cuadrícula y seleccionando “Use la primera fila como encabezados”.

En este punto, algunos de los encabezados pueden ser incorrectos. No se preocupe por esto por ahora, puede cambiarlos más tarde.

A continuación, seleccione las columnas que anteriormente eran sus dos filas de encabezado manteniendo manteniendo el CTRL mientras hace clic en ellas. Luego, haga clic con el timbre derecho en las columnas seleccionadas y haga clic en “Desvocar otras columnas”.

Observe cómo cada fila contiene un año, un cuarto, un número de tienda y una provecho. Haga doble clic en cada encabezado de columna para cambiar el nombre y haga clic en los iconos para designar el tipo de datos correcto.

Finalmente, haga clic en la fracción superior del timbre dividido “Cerrar y cargar” en la pestaña Inicio en la cinta.

¡Y ahí lo tienes! Una tabla bidimensional con una fila de encabezado, campos correctamente definidos en cada columna y registros individuales en cada fila.

---

Encima de desarrollar buenas prácticas al ordenar sus datos de Excel, es tan importante deshacerse de algunos de sus malos hábitos de formato de hoja de cálculo, como los números de vinculación manualmente, no usar un formato de término agradecido y usar diferentes fuentes. ¡Manee estas dos áreas y estará orgulloso de sus libros de trabajo de Excel!