Copiar datos de una imagen en un archivo de hojas de Google manualmente puede soportar mucho tiempo y aumentar las posibilidades de errores tipográficos. Gracias a Dios, puede extraer la información en su hoja de cálculo en unos pocos pasos simples utilizando la útil de inspección de caracteres ópticos (OCR) en Google Drive. Aquí está cómo.

Puntos a tener en cuenta ayer de comenzar

Antiguamente de comenzar a convertir el texto en su imagen a datos en Hojas de Googleaquí hay algunos consejos que ayudarán a certificar que el proceso funcione como se esperaba:

• Asegúrese de que su imagen esté clara: Cuanto mejor sea la calidad de la imagen, mejor será la conversión. Si su imagen es una captura de pantalla, esto no debería ser un gran problema. Sin bloqueo, si captura la imagen con su teléfono o una cámara, asegúrese de que esté adecuadamente iluminada y no esté oscurecida por las sombras. Por otra parte, haga todo lo posible para tener una mano firme para evitar la desenfoque.
• Use imágenes con texto de adhesión resolución: Los datos en la imagen deben tener al menos 10 px de importancia.
• Asegúrese de que la imagen sea el formato correcto: Este proceso funciona con archivos JPEG, PNG, TIFF y GIF. Si su imagen no es uno de estos formatos de archivo de imagen, asegúrese de convertirla primero.
• No use imágenes demasiado grandes: Google recomienda que el tamaño del archivo sea de 2 MB o último.
• Las fuentes estereotipado funcionan mejor: Si el texto o los datos numéricos en la imagen están en una fuente inusual, la conversión podría no funcionar tan adecuadamente como esperaba.
• El formato no se puede conservar: Esté preparado para realizar cambios manuales en el formato de datos una vez que se complete la conversión.
• Necesita una cuenta de Google: Para beneficiarse esta útil de conversión de OCR, debe ser Iniciado en su cuenta de Google.

Incluso puede seguir los pasos en esta folleto para convertir el texto y los números en PDF escaneados en datos en las hojas de Google.

Paso 1: Cargue la imagen en Google Drive

Supongamos que ha descargado esta imagen, una captura de pantalla de un PDF que contiene varios nombres y direcciones en formato PNG, y desea extraer y editar los datos en las hojas de Google.

Para seguir mientras lee, descargue un Copia gratuita de esta imagen PNG. A posteriori de hacer clic en el enlace, encontrará el rama de descarga en la remate superior derecha de su pantalla.

Conveniente a que el archivo es una imagen PNG, no puede decidir y copiar el texto, ya que el archivo no contiene datos de “texto auténtico”, solo datos de imagen. Incluso puede encontrar el mismo ambiente si copia datos de un sitio web; si se cargó como una imagen, no habrá ningún texto auténtico para simplemente copiar y pegar en las hojas de Google.

En su superficie, cargue la imagen en Google Drive. Antiguamente de hacer esto, asegúrese de que la imagen sea la forma correcta.

Entonces, Iniciar sesión en Google Drivey haga clic y deslizamiento el archivo a la carpeta relevante de Google Drive.

Alternativamente, haga clic en “Nuevo” en la remate superior izquierda, seleccione “Carga de archivos”, y ubique y cargue la imagen que desea convertir.

Paso 2: Abrigo la imagen en Google Docs

Ahora que su imagen se ha subido a Google Drive, es hora de poner en actividad el proceso de conversión. Para hacer esto, haga clic con el rama derecho en el archivo, pasee el paso sobre “Brindar con” y seleccione “Google Docs”. Sí, finalmente desea que los datos estén en las hojas de Google, pero este es un paso necesario para tomar primero.

En este punto, Google Docs se abre en una nueva pestaña, con la imagen diferente en la parte superior del documento y los datos extraídos debajo.

Por otra parte, si regresa a la carpeta de Google Drive que contiene la imagen, verá que el archivo de Google Docs que acaba de crear se observancia en la misma ubicación con el mismo nombre.

Paso 3: revise los datos y realice los cambios necesarios

Si adecuadamente el OCR es generalmente preciso, dependiendo de cómo se presenten los datos en la imagen diferente, no siempre es valentísimo. Por lo tanto, tómese un tiempo para revisar los datos en el archivo de Google Docs que acaba de crear.

En este ejemplo, los encabezados de columna en la imagen se insertan en posiciones aleatorias en la registro de datos extraídos, por lo que los eliminaré por ahora y los agregaré nuevamente más delante cuando edito los datos en las hojas de Google.

Por otra parte, en torno a el final de la registro, las direcciones de Bob Porífero, Superman y Sweeney Todd se han mezclado, por lo que necesito reorganizar esta información para que los datos sean más fáciles de trabajar en el posterior paso.

Paso 4: Copie y pegue los datos en las hojas de Google

Ahora que los datos están ordenados y organizados correctamente, está despierto para ser trasladado a las hojas de Google. Para hacer esto, seleccione los datos, haga clic con el rama derecho en cualquier superficie del campo de acción seleccionada y haga clic en “Copiar”.

Si desea insertar los datos en una nueva hoja de cálculo, haga clic con el rama derecho en el espacio en blanco en la carpeta relevante de Google Drive y haga clic en “Hojas de Google”.

Por otro flanco, si ya tiene el archivo de Google Sheets configurado, ubícalo y abre.

A continuación, haga clic con el rama derecho en la celda donde desea que se pegue la primera parte de los datos copiados, pasee el pestillo de “pegar específico” y haga clic en “Títulos solo”. Pectar los datos como títulos solo elimina todo el formato, incluidas las propiedades de espacios de secante adoptadas automáticamente por Google Docs, para que pueda trabajar con un conjunto noble de datos.

Paso 5: formatear los datos

El paso final en la conversión de imagen a datos es formatear los datos en las hojas de Google, para que aparezca y se comporte exactamente cómo lo desea.

En mi caso, la registro se establece en una columna, pero quiero que los nombres, direcciones y áreas se encuentren en tres columnas separadas.

Hay varias formas de alterar el conjunto de datos en consecuencia, pero en mi caso, voy a usar la función de transposición, que convierte los datos horizontales en datos verticales (y al contrario).

Si quieres hacer lo mismo, en la celda B2, escriba:

=transpose(A1:A3)

y presione Entrar.

Ahora, conveniente a que aparece un nuevo nombre en cada tercera fila, seleccione las celdas B1 a B3 y haga doble clic en el mango de relleno para duplicar la fórmula de transposición en las celdas relevantes en la columna B.

A continuación, seleccione todas las celdas recientemente transpositadas, presione Ctrl+C para copiarlas y presione Ctrl+Shift+V para pegar solo los títulos. Esto separa los datos de la registro unidimensional diferente, lo que significa que puede eliminarlo, seguro en el conocimiento de que no perderá nadie de sus datos transponidos.

Ahora, a posteriori de hacer clic con el rama derecho en la columna, un encabezado y decidir “Eliminar columna”, debe eliminar las filas en blanco. Para hacer esto, seleccione todas las columnas que contienen los datos, y en la pestaña de datos, pase el pestillo de “higiene de datos” y haga clic en “Eliminar los duplicados”.

Esto dejará una fila en blanco, que puede eliminar manualmente haciendo clic derecho en cualquier celda en esa fila y haciendo clic en “Eliminar la fila”.

Finalmente, para retornar a insertar los encabezados de la columna, haga clic con el rama derecho en cualquier celda en la fila 1, haga clic en “Insertar 1 fila hacia lo alto” y escriba los encabezados según sea necesario.

Ahora puede convertir los datos en una tabla de hojas de Google formateada seleccionando todas las celdas (incluidos los encabezados de la columna), haciendo clic con el rama derecho en la selección y haciendo clic en “Convertir a la tabla”.

Luego, haga clic en las flechas en torno a debajo en cada encabezado de la columna y pasee el rondado de “Editar Tipo de columna” para comprobar de que el tipo de datos correcto esté asignado a cada campo, y sus datos convertidos están listos para su uso en su hoja de cálculo de Google Sheets.