Microsoft acaba de anunciar que implementará una característica extremadamente conveniente para los clientes de Microsoft 365 que usan Word durante este año. El superhombre de Redmond dijo que ahora podrá usar el servicio de esignatura nativo de SharePoint directamente en Microsoft Word.

La nueva característica permite a los clientes solicitar firmas electrónicas sin convertir los documentos en un PDF o dejar la interfaz de la palabra, acelerando significativamente los flujos de trabajo.

La integración de Microsoft de ESignatures además le permite crear plantillas de esignatura que acelerarán las aprobaciones de documentos, eliminarán los pasos de firma física y ayuden con el cumplimiento y la seguridad en el entorno Microsoft 365.

Este cambio tiene el potencial de mejorar significativamente la calidad de vida para aquellos en el trabajo que se encuentran agregando muchas firmas a los documentos, ya que ya no tendrán que exportar PDF de Word y aplicar la firma fuera de Word. Asimismo es esencia señalar que esta característica se integra de forma nativa y no es una extensión.

El movimiento es harto inteligente de Microsoft, si las empresas utilizaran herramientas de terceros para firmar sus documentos, ya no necesitarían usarlos, ya que es más dócil hacerlo en palabras. No solo reduce la dependencia de otras herramientas, sino que además hace que los productos de Microsoft sean más competitivos con otras suites de oficina, como Google Workspace.

Simplificado, seguro y cumplido

La nueva función de esigna está estrechamente integrada en Word. Le permite insertar campos de firma sin problemas en documentos y solicitar las firmas de otras personas, todo mientras permanece en Word. Se puede penetrar a la función de esigna en Word yendo a la cinta de insertar.

Cuando envía una solicitud de firma a determinado de Word, el destinatario obtendrá una copia PDF generada automáticamente del documento de Word para firmar. El PDF firmado se mantendrá en la misma ubicación de SharePoint que el archivo de palabras innovador. Para respaldar la seguridad y el cumplimiento de extremo a extremo, el documento nunca deja el divisoria de confianza de Microsoft 365.

Para cualquier persona con un proceso de firma repetitivo, esta integración le permite convertir los documentos de Word en plantillas de esigna para que puedan reutilizarse.

Otra característica en la que Microsoft ha incorporado es la pista de auditoría y las notificaciones. Tanto los remitentes como los firmantes recibirán notificaciones por correo electrónico durante todo el proceso de firma. Encima, puede ver el historial de actividades (pista de auditoría) en el PDF firmado para efectuar quién lo firmó y cuándo.

Finalmente, Microsoft dicho que los administradores podrán controlar cómo la característica se usa en Word en toda la estructura. Pueden osar habilitarlo para usuarios específicos a través de una política de colección de oficina o limitarla a sitios particulares de SharePoint. La compañía dijo que SharePoint Esignature además permite que los administradores registren actividades en el registro de auditoría de Purview.

Una medida de seguridad esencia incluida por Microsoft, que se mencionó anteriormente, fue el divisoria de confianza de Microsoft 365. Al sustentar documentos en este divisoria, Microsoft asegura que todas las organizaciones puedan usar esta función sin preocupación.

La inclusión de la creación cibernética de PDF es un gran beneficio para los usuarios, ya que eliminará el paso de la creación manual de PDF. Si adecuadamente crear un PDF no es complicado, puede sobrellevar mucho tiempo.

La función de esigna parece un beneficio mutuo para las organizaciones que dependen de las firmas digitales. No solo acelera las cosas y permanece segura, sino que además está repleta de características como el seguimiento, lo que lo hace en realidad útil y completo.

Cuándo y cómo lo consigue tu estructura

La esignatura de SharePoint ha comenzado a implementarse en la Beta M365 y los canales actuales en los Estados Unidos, Canadá, el Reino Unido, Europa y Australia-Pacífico. Se demora que esta período del despliegue se complete a principios de julio.

Las personas en el resto del mundo además obtendrán esta función de peculio de tiempo, pero no llegará a todos de inmediato, aunque Microsoft promete conmover a todos para fin de año.

Para usar la función, deberá ser apoderado por los administradores. Si usted es un administrador que necesita habilitar esto, simplemente vaya al Centro de Agencia M365 y habilite SharePoint Esignature, asegurando que se seleccione la casilla de comprobación Word. Una vez que el servicio esté apoderado, aplique la política “Permitir el uso de SharePoint Esignature para Microsoft Word”. La política se puede habilitar a través de Intune, Group Policy Manager o el servicio de política en la abundancia para Microsoft 365

Suponiendo que los administradores hayan cedido permiso para usar la función, los usuarios podrán penetrar a SharePoint Esignatures en el escritorio de Word utilizando el canal contemporáneo de Microsoft 365 o el canal beta.

Las advertencias principales incluyen que el despliegue está en período, por lo que es posible que no lo obtenga de inmediato, y requiere que los administradores habiliten la función, en cuyo caso, es posible que nunca se habilite en rotundo.

En común, esta característica beneficiará a los usuarios que firman mucho documentos, ya que puede racionar grandes cantidades de tiempo acumulativamente. Asimismo es bueno para Microsoft que aumenta la dependencia de las organizaciones de la palabra.