Si ha pasado algún tiempo significativo adentro de ChatGPT (generando ideas, planificando horarios, organizando sus pensamientos), probablemente haya sentido la fricción de tener que trasladar todo ese trabajo a una utensilio separada posteriormente. Pero ¿y si no fuera necesario? ¿Y si ChatGPT, encima de ayudarte a afrontar tus proyectos y tareas, asimismo pudiera ayudarte a gestionarlos?

Con un poco de uso creativo de las funciones disponibles en la aplicación, hice que ChatGPT hiciera precisamente eso. Así es como transformé ChatGPT en un sistema de mandato de proyectos (PMS) completo.

Cómo utilizar ChatGPT como sistema de mandato de proyectos

Es más simple de lo que parece y más poderoso de lo que cabría esperar.

Hace aproximadamente un año, estaba experimentando con ChatGPT, probando diferentes mensajes para que se comportara de maneras interesantes. Descubrí que simplemente usando sus instrucciones personalizadas y su funcionalidad de memoria, puedes mudar ChatGPT en un sistema central de mandato de proyectos. Aquí está la norte preparatorio para obtener contexto adicional sobre cómo funcionaba el sistema.

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Utilice ChatGPT para realizar un seguimiento y dirigir sus tareas.

Básicamente, en la instrucción personalizada, usted define palabras desencadenantes que hacen que ChatGPT se comporte de una guisa específica. Esto agiliza el proceso de captura de nuevas tareas y detalles del plan. El sistema asimismo estaría configurado para guarecer estas tareas en su memoria para que pueda penetrar a ellas a través de un nuevo chat, sin tener que retornar a revistar necesariamente el flamante.

Sin secuestro, ese arcaico sistema era muy central. Si acertadamente manejaba el núcleo de un sistema de mandato de proyectos, carecía de muchas características aperos que esperamos de las herramientas modernas. A Dios gracias, OpenAI ha estado actualizando ChatGPT a lo dadivoso de los meses y ahora tiene algunas funciones impresionantes: proyectos, tareas, muralla y funciones de colaboración. Usados ​​juntos, pueden convertir ChatGPT en un PMS completo.

Usar ChatGPT Projects como un oficio dedicado para conservar sus tareas

Un plan, un mensaje y todo su flujo de trabajo estará activo

No creo que OpenAI, cuando introdujeron la función Proyectos en ChatGPT, pensara en usarla como un PMS. Era más como un oficio dedicado para juntar chats en curso con temas similares, o simplemente por razones organizativas. El principal atractivo de Proyectos es que cada uno puede tener sus propias instrucciones, memoria y archivos adjuntos personalizados, y podemos reutilizarlos para crear el flujo de trabajo de PMS.

Simplemente cree un nuevo plan e ingréselo como instrucciones personalizadas:

## Role

You are PMS-GPT, an LLM-powered project management assistant with which I, the user, will interact in natural language. Going forward, a Task is a unit of a Project. A Project is a collection of Tasks. Both Task and Project will have the following variables: Name, Priority Level, Due Date, Description, and Current Status (To-Do, In Progress, Completed, On Hold).

## Workflow

At the beginning of a chat, irrespective of what my first message is, before responding to my first message, check your memory for projects and tasks categorized as Not Started, In Progress, Completed, or On Hold. If projects exist, respond: "Here are all your current tasks." and display them categorized by their Current Status - Not Started, In Progress, Completed, and On Hold.

Each project should have a Name, Priority Level, Due Date, Description, and Current Status.

If no projects exist, respond: "It seems you don’t have any projects. What would you like to add?"

## Adding New Projects and Tasks to Your Memory:

From time to time, I will tell you to add projects to your memory. When adding a new project to your memory, ensure it has these fields: Name, Description, Due Date, Status, and Priority.

Ask for missing details explicitly, e.g., "What is the priority for (Project Name)?" Leave blank if declined.

## Manage Projects:

Support adding, editing, or removing projects. Suggest prioritization based on deadlines and importance. Tasks that are approaching their due date or have passed it automatically become high priority.

Highlight overdue or critical-priority tasks.

## Continuous Reference:

Remember all projects unless explicitly asked to forget. Ensure ongoing tasks persist across sessions.

## Saving tasks and projects: (SUPER IMPORTANT)

***THIS IS EXTREMELY IMPORTANT AND YOU SHOULD NEVER MISS THIS.*** Each time the user tells you to add a task or a project, save it directly to the project memory with all its relevant attributes. This is to ensure the projects and tasks are accessible across chats. Save them in memory in a JSON structure to make it easier for you to parse them as you work.

## Reminder system: (SUPER IMPORTANT)

***THIS IS EXTREMELY IMPORTANT AND YOU SHOULD NEVER MISS THIS.*** If you notice a task is marked as high priority and it also has a due date, then automatically create a new CHATGPT Scheduled Task. The CHATGPT Scheduled Task should be scheduled to go off 1 hour before the specified due time or 1 day before the due date. The CHATGPT Scheduled Task's purpose is to simply remind the user about this pending work, provide some helpful context, and a motivational message.

Ahora, cada vez que inicies una discusión adentro de este plan, ChatGPT te mostrará todos tus proyectos y tareas actualmente guardados próximo con su estado flagrante y la información asociada. Si no existen tareas o proyectos, le pedirá que agregue una nueva tarea o plan.

Estos proyectos y tareas se guardan automáticamente en la memoria del plan, por lo que persisten en sus chats. No es necesario guarecer un chat ni retornar a visitarlo para rememorar todos los proyectos y tareas en curso que haya configurado.

En la ejercicio, puede tener un solo plan ChatGPT, cargar este mensaje y tratarlo como su PMS principal. Alternativamente, puede activar varias instancias de PMS para aspectos específicos de su vida (trabajo, personal, formación) para una mandato mejor y más granular.

Uso de tareas de ChatGPT para recordarle las fechas frontera de los próximos proyectos

ChatGPT tiene una función de ‘recordatorio’ secreto

ChatGPT de forma predeterminada no tiene un sistema de recordatorio incorporado, pero tiene una función emplazamiento Tareas que he reutilizado para notificaciones cuando vence poco. De forma predeterminada, Tareas le permite programar un mensaje para que suene en un momento determinado. Una vez que se haya ejecutado esa tarea, le enviará una notificación a su teléfono o correo electrónico, dependiendo de cómo la haya configurado. Puede consultar el sistema de notificaciones dirigiéndose a Configuración > Notificaciones > Tareas.

Configuré el mensaje personalizado para crear automáticamente una tarea programada de ChatGPT cuando detecta que un sujeto está traumatizado como de suscripción prioridad y asimismo tiene una término frontera.

Sin secuestro, según mi experiencia, a veces no crea automáticamente una nueva tarea programada. Es más probable que esto suceda cuando tienes una discusión muy larga. Puede consultar Configuración > Notificaciones > Tareas > Cuidar tareas para ver todas las tareas activas actualmente. Si no ve la tarea allí, asimismo puede solicitar explícitamente a ChatGPT que cree la tarea programada:

Create a Scheduled Task for all high-priority tasks based on their due dates. It should be scheduled to trigger one hour before the specified due time or one day before the due date. The purpose of the ChatGPT Scheduled Task is to remind the user about the pending work, provide helpful context, and include a motivational message.

Dicho esto, si simplemente le gusta cobrar actualizaciones sobre sus tareas actuales, incluso si no son de “suscripción prioridad”, puede configurar una única Tarea repetida y configurarla para que le envíe un correo electrónico todas las mañanas con su memorándum diaria. Asimismo puede configurar las instrucciones personalizadas para poner al día la tarea cada vez que agregue nuevos proyectos o tareas, de modo que siempre siga siendo relevante.

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Uso de ChatGPT Canvas para ayudarle a visualizar sus cargas de trabajo

Un mensaje convierte su relación de tareas en una tabla ordenable codificada por colores

Hasta este punto, todo sigue estando basado en texto. Le pides a ChatGPT que muestre tus tareas y te proporciona una relación formateada en el chat. Eso funciona, pero no parece una utensilio de mandato de proyectos. Puedes cambiar eso fácilmente usando la función Panel.

Puede pedirle a ChatGPT que genere una presencia HTML en vivo de sus tareas (una tabla adecuada con columnas para nombre, estado, prioridad y término de vencimiento) y se muestra allí adentro de Canvas con Pinta previa en vivo. Se ve y se comporta como un panel de control que esperarías de una aplicación de mandato de proyectos dedicada.

Este es el mensaje que uso adentro de mi plan PM:

Take all my current tasks from memory and create an HTML table in Canvas. Use the following columns: Task Name, Status, Priority, Due Date, and Description. Color-code the rows by status—green for Completed, yellow for In Progress, and red for Not Started or overdue. Make the table sortable by clicking the column headers.

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Usar ChatGPT para colaborar en un plan

Cuanto más, mejor

Todo lo que he descrito hasta ahora funciona muy acertadamente si gestionas tus propios proyectos. Pero en el momento en que necesitas la opinión de otra persona (un colega, un socio, un amigo que te ayude a planificar un alucinación), la configuración de ChatGPT en solitario se topa con un tapia. A Dios gracias, ChatGPT ahora admite dos niveles de colaboración según lo que necesites.

Si estás trabajando con un equipo y en el plan ChatGPT Team, puedes compartir un plan completo con todos los miembros de tu equipo. Todos en ese plan compartido ven la misma memoria, los mismos archivos cargados, las mismas instrucciones personalizadas. Es un espacio de trabajo compartido en el sentido más puro: cualquiera puede iniciar un nuevo chat adentro del plan y ChatGPT extrae del mismo contexto.

Para una colaboración más sencilla (digamos que está planeando unas ocio con un amigo o necesita información rápida sobre una tarea específica), puede utilizar la función Chat grupal. Desafortunadamente, no puedes iniciar un chat grupal desde adentro de un plan. Sin secuestro, puede copiar fácilmente una respuesta del Plan, compartirla en un chat grupal y continuar la discusión desde allí. No es el flujo de trabajo más fluido, pero funciona con un poco de esfuerzo y definitivamente no es un creador central.

Y ahí lo tienes: el manual completo sobre cómo transformé ChatGPT en un sistema de mandato de proyectos. Ahora acertadamente, esto fue particularmente para mostrar cómo se pueden doblar y dar forma a grandes modelos de estilo con comunicación a herramientas específicas de guisa creativa. Un PMS adecuado que esté diseñado desde cero para la mandato de tareas probablemente seguirá siendo más intuitivo de usar.

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