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El secreto para dominar Excel no es conocer las fórmulas más complejas, sino nominar la aparejo más rápida y efectivo para cada tarea. Aquí hay cinco funciones que utilizo a diario para compendiar el tedioso trabajo con hojas de cálculo, sustentar mis datos limpios y, lo más importante, evitar tiempo.
Ir a peculiar: localice instantáneamente celdas de contenido específico
Antiguamente de usar esta función, perdía horas buscando manualmente grandes conjuntos de datos para celdas específicas según su contenido, como espacios en blanco, fórmulas o formatos condicionales. Ir a Peculiar elimina esta búsqueda manual, permitiéndome apañarse y separar celdas al instante. Esto significa que puedo realizar eliminaciones, actualizaciones y comprobaciones en segundos.
Para utilizar esta función, primero seleccione el rango que desea apañarse o seleccione cualquier celda para apañarse en toda la hoja de trabajo. El método más rápido es presionar F5 (o Ctrl+G) para inaugurar el cuadro de diálogo Ir a, luego presionar Alt+S para iniciar Ir a peculiar. Alternativamente, puede usar la cinta: en la pestaña Inicio, haga clic en “Inquirir y separar”, luego haga clic en “Ir a peculiar”.
Así es como se ve el cuadro de diálogo Ir a peculiar:
Estas son las opciones que más uso para evitar horas cada semana:
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Ir a la opción peculiar |
que hace |
Cómo y cuándo lo uso para evitar tiempo |
|---|---|---|
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espacios en blanco |
Selecciona todas las celdas en blanco en la hoja de trabajo o rango |
yo escribo ESO en la primera celda, luego presione Ctrl+Entrar para aplicar el mismo valía a los espacios en blanco seleccionados restantes. A veces además relleno las celdas en blanco con color amarillo para que se destaquen. |
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Formatos condicionales |
Selecciona todas las celdas de la hoja de trabajo o rango a las que se les aplican reglas de formato condicional |
Es ligera olvidar qué celdas tienen formato condicional, por lo que utilizo Ir a peculiar para revisar qué rangos utilizan activamente reglas de formato y los elimino o modifico rápidamente. |
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Constantes |
Selecciona todas las celdas de la hoja de cálculo o rango que contienen texto, números, medios lógicos y errores codificados, no fórmulas |
Posteriormente de separar todas las constantes, las relleno con color cerúleo para mostrar claramente dónde las personas pueden ingresar datos. |
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Errores |
Selecciona todas las celdas de la hoja de trabajo o rango que contienen una fórmula que devuelve un error |
Posteriormente de ejecutar el comando, presiono Enter para saltar entre celdas de error. Entonces, puedo diagnosticarlos fácilmente y solucionarlos mucho más rápidamente. |
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Notas |
Selecciona todas las celdas de la hoja de trabajo o rango con una nota adjunta |
Cuando determinado comparte un tomo de Excel conmigo, lo primero que hago es usar Ir a peculiar para identificar todas las celdas que contienen notas, para no perderme ningún detalle importante. |
Formato de números personalizado: mejore los datos sin alterar los títulos
La batalla entre la presentación y el cálculo consume una gran cantidad de tiempo, principalmente porque adicionar texto manualmente a los números puede romper las fórmulas y provocar errores. El formato de número personalizado es mi forma de evitar esto. Separa la visualización del número de su serio valía subyacente, lo que significa que mis datos siguen siendo numéricos y al mismo tiempo aparecen exactamente como los quiero.
Para utilizar el formato de número personalizado, seleccione las celdas que desea formatear y presione Ctrl+1 para iniciar el cuadro de diálogo Formato de número. Alternativamente, haga clic en el interruptor de inicio del cuadro de diálogo en la cantón inferior derecha del clan Número en la pestaña Inicio.
Luego, ensenada la pestaña “Número” y seleccione “Personalizado” en la repertorio Categoría. El código va en el cuadro Tipo.
La secreto para el formato de números personalizado es comprender que el código está dividido en cuatro secciones, separadas por punto y coma (;):
POSITIVE;NEGATIVE;ZERO;TEXT
El primer argumento dicta cómo se dan formato a los números positivos, el segundo dicta cómo se dan formato a los números negativos, el tercero dicta cómo se dan formato a los números neutros y el cuarto dicta cómo se da formato al texto.
Por ejemplo, escribiendo:
#.00;(#.00);-;"TXT"
significa que los números positivos se muestran con dos decimales, los números negativos se muestran entre paréntesis, los ceros como un signo y todo el texto como “TXT”. Recuerde: cambiando cómo los títulos aparecer no cambia su serio valía subyacente.
Si omite algún argumento agregando un punto y coma pero sin escribir ningún código, las celdas relevantes de su hoja de cálculo aparecerán en blanco.
Aquí hay tres formas en que uso el formato de números personalizado para evitar tiempo en los informes y mejorar la claridad visual:
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Caso de uso de formato de número personalizado |
Código de formato de número personalizado |
Resultado que ahorra tiempo |
|---|---|---|
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Agregue un sufijo de texto (como cm) |
0.0″cm” |
Muestra el número con un parte y luego agrega el texto “cm” posteriormente del número. |
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Aplicar cambios de color condicionales |
(Verde)0,0;(Rojo)0,0;;(Cerúleo) |
Muestra números positivos en verde con un parte, números negativos en rojo con un parte, ceros en blanco y texto en cerúleo. |
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Añadir flechas direccionales a porcentajes |
(Verde)0,0%▲; (Rojo)0.0%▼ |
Muestra los aumentos como un valía porcentual verde con una flecha cerca de hacia lo alto y las disminuciones como un valía porcentual rojo con una flecha cerca de debajo |
El texto en el interior de su código personalizado (como “cm”) siempre debe estar entre comillas dobles (“…”).
Agrupación de tabla dinámica: categorizar datos
A menudo hay varias formas de realizar la misma tarea en Excel, pero la secreto es encontrar la más rápida. Por ejemplo, sé que puedo usar funciones como TEXTO, SI o BUSCAR XL para convertir datos en categorías como meses, trimestres, grupos de años o rangos de números. Sin secuestro, la aparejo de agrupación de tablas dinámicas es una forma mucho más efectivo de completar esta tarea sin requisito de fórmulas.
Una vez que haya creado su tabla dinámica, haga clic derecho en una celda que contenga el valía que desea agrupar y haga clic en “Agrupar”.
Excel ajusta el cuadro de diálogo Agrupación según el tipo de datos del campo:
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tipo de datos |
Actividad en el cuadro de diálogo Agrupación |
Resultado que ahorra tiempo |
|---|---|---|
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Fechas |
Anula la selección de “Días” y elige el período más espléndido que necesites (como “Meses”, “Trimestres” o “Primaveras”). |
Los datos diarios se convierten instantáneamente en series temporales de nivel superior para el investigación de tendencias. |
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Números |
Defina los campos Inicio en, Finalización en y Por. Por ejemplo, para agrupar personas de 18 a 52 primaveras en períodos de cinco primaveras, escriba 15 en el campo “Comenzando en”, 55 en el campo “Finalizar en”, y 5 en el campo “Por”. |
Los datos se agrupan numéricamente sin requisito de fórmulas complejas. |
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Texto |
Antiguamente de hacer clic en “Corro”, seleccione los medios individuales de la tabla dinámica que desea combinar presionando Ctrl mientras hace clic en ellos. |
Los medios de texto individuales se agrupan en grupos de recopilación de detención nivel. |
Así es como se ve mi tabla dinámica posteriormente de agrupar personas por años.
Haga clic derecho en el regulador de relleno y deslizamiento: genere secuencias personalizadas
Si acertadamente el deslizamiento estereotipado con el interruptor izquierdo del regulador de relleno es conocido por extender secuencias simples, el deslizamiento con el interruptor derecho del ratón del regulador de relleno me permite crear patrones de datos personalizables. Esta función es la forma más rápida de completar series de fechas y patrones numéricos sin utilizar fórmulas.
El proceso es simple y requiere sólo un valía auténtico. Ingrese el primer aspecto de su serie, como una aniversario o número de inicio. Luego, seleccione la celda y, usando el interruptor derecho del mouse, haga clic y deslizamiento el regulador de relleno cerca de debajo en el rango que desea satisfacer.
Cuando sueltas el mouse, aparece un menú contextual. Allí elige el patrón que necesitas.
6 trucos geniales para hacer clic derecho en Microsoft Excel
¡No dejes que el interruptor derecho del ratón se desperdicie!
Estos son algunos de mis patrones favoritos:
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Actividad |
Opción de menú para separar |
Beneficio de parquedad de tiempo |
|---|---|---|
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Saltar fines de semana |
Satisfacer los días laborables |
Esto llena una secuencia de fechas pero omite los sábados y domingos: la opción perfecta para la planificación de proyectos y la programación del trabajo. |
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Crea secuencias personalizadas |
Serie |
Esto abre el cuadro de diálogo Serie, donde define el tipo de secuencia, el valía de paso y el valía de parada, lo que significa que puede crear la secuencia a partir de un único valía. |
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Copiar títulos |
Copiar celdas |
Copie instantáneamente el contenido de la celda sin copiar ninguna secuencia o serie, más rápido que Pegado peculiar. |
Listas personalizadas: automatice la entrada de texto repetitivo
En sitio de perder tiempo ingresando manualmente la misma secuencia de texto (como categorías para mi presupuesto personal o miembros de mi grupo para mi repertorio de tarjetas navideñas) en una hoja de cálculo de Excel, creo listas personalizadas para eliminar este proceso repetitivo.
Primero, presione Alt > F > T para iniciar la ventana de Opciones de Excel. Luego, en el menú de la izquierda, haga clic en “Innovador” y desplácese hasta la sección “Normal”. Allí, haga clic en “Editar listas personalizadas”.
Ahora, en la ventana Inventario personalizada, haga clic en “Nueva repertorio” y en el campo Entradas de repertorio, escriba sus medios en el orden deseado y presione Entrar posteriormente de cada uno.
Alternativamente, si ya ha escrito su repertorio personalizada en celdas, active el campo “Importar repertorio desde celdas”, seleccione las celdas que contienen la repertorio y haga clic en “Importar”.
Una vez que su repertorio esté completa, haga clic en “Añadir” para agregarla al campo Listas personalizadas, luego haga clic en “Aceptar”.
Ahora, escriba el primer aspecto de su secuencia en cualquier celda y haga clic y deslizamiento el regulador de relleno para completar la repertorio completa. Si arrastra el regulador de relleno más allá del número de celdas necesarias para acomodar la repertorio, la secuencia se reinicia.
Puede usar su repertorio personalizada para ordenar datos seleccionando los datos que desea ordenar, haciendo clic en “Ordenar” en la pestaña Datos y eligiendo su repertorio en el menú desplegable Orden. Esto le permite ordenar sus datos por prioridad o una categoría no alfabética.
Si disfruta del enorme parquedad de tiempo que ofrecen estos métodos, no se detenga allí: hay muchas otras formas de acelerar su flujo de trabajo de Excel, como formarse los atajos de teclado para ejecutar tareas complejas y navegar por la interfaz, usar el cuadro de nombre para una navegación rápida y congelar paneles para evitar el desplazamiento excesivo.
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