Detrás quedaron los días en que Notion solía ser, bueno, simplemente Notion: la aplicación de espacio de trabajo todo en uno que todas las personas usaban para organizar todos los aspectos de su vida. Al igual que muchas otras empresas que comienzan con una aparejo simple que explota, Notion finalmente se diversificó y se dio cuenta de que una sola aplicación no era suficiente.

En 2022, la empresa matriz de Notion adquirió la aplicación de calendario Cron y finalmente la renombró como Notion Calendar en 2024. A principios de abril de este año, la compañía decidió adicionar igualmente una aplicación de correo electrónico a su cartera y anunció Notion Mail. Probablemente este fue el intento de la empresa de convertirse en un real competidor de Google Workspace y Microsoft Office. Con un espacio de trabajo para notas y tareas, una aplicación de calendario dedicada y ahora su propio cliente de correo electrónico, el intento de Notion de enfrentarse a Google y Microsoft es difícil de ignorar.

Aunque soy un gran admirador de Notion y uso las tres herramientas con regularidad, mentiría si dijera que las uso exclusivamente. Todavía termino volviendo a Google con más frecuencia de lo que me gustaría confesar, principalmente por costumbre. Entonces, finalmente decidí que era hora de ver si podía reemplazar Gmail, Google Calendar y Tasks con las propias herramientas de Notion. Y bueno, no creo que vuelva a cambiar pronto.

Utilizo Notion para todo, por lo que el cambio fue claro

Mi vida, totalmente sincronizada

He estado usando Notion para organizar todos los aspectos de mi vida, desde el trabajo y la universidad hasta todo lo demás, y no puedo imaginarme hacerlo de otra guisa. Claro, adaptarme a Notion me llevó un tiempo y todavía siento que aprendo poco nuevo cada vez que abro la aplicación, pero las posibilidades con la aparejo son infinitas. Muchas de mis bases de datos de Notion están conectadas a mi Google Calendar y no pude encontrar una guisa sencilla de integrar las dos, así que terminé confiando en herramientas de terceros.

El veterano problema era que las tareas que agregué a mis bases de datos de Notion no aparecían en mi calendario. Esto significaba que a menudo tenía que desplegar mi calendario manualmente y agregarlos yo mismo, lo que no era el flujo de trabajo más sencillo. Sabía que esto no sería un problema tan amplio si cambiaba a Notion Calendar, ya que se creó teniendo en cuenta la integración de Notion y los desarrolladores sabían claramente que los usuarios administrarían tareas en uno y otro.

Una vez que comencé a usar la aplicación Calendario dedicada de Notion, el subsiguiente paso obvio fue usar igualmente la aplicación Correo. Como era de esperar, las tres herramientas funcionaron juntas a la perfección. Por ejemplo, cuando estás redactando un correo electrónico en Notion Mail, puedes desplegar la olfato de Calendario de Notion en tiempo positivo interiormente del redactor para comprobar tu próxima disponibilidad. Notion Mail igualmente comparte el comando de mostrador diagonal (/) característico de Notion, y al escribirlo en el cuerpo de un correo electrónico aparece un menú de coalición que le permite adicionar rápidamente títulos, listas de viñetas, citas y más.

En militar, todo lo relacionado con Notion Mail y Calendar resulta intencionalmente común, y la forma en que ambas herramientas funcionan próximo con Notion hace que toda la experiencia sea coherente, tal como debería hacerlo un real ecosistema.

Todas las aplicaciones de Notion tienen una interfaz de sucesor minimalista con la que estoy obsesionado

La estética igualmente es importante

La razón por la que comencé a usar Notion en primer emplazamiento fue por lo elegante y limpia que era su interfaz. Me encantan las herramientas que no están demasiado abarrotadas y te permiten concentrarte en lo que positivamente importa sin distraerte en el momento en que las abres. Gracias a Dios, todas las aplicaciones de Notion siguen el mismo habla de diseño y tienen interfaces que extrañamente me dan ganas de desplegar la aplicación.

Por ejemplo, la interfaz de Google Calendar parece demasiado insulsa y, francamente, un poco demasiado… seria para mi gustillo. La interfaz de Notion Calendar parece mucho más moderna y coherente, y no parece tan abarrotada como Google Calendar. Lo mismo ocurre con Notion Mail. Cuando abro Gmail, normalmente me siento abrumado casi instantáneamente por lo ocupada que parece la interfaz. El modo dudoso de Gmail ni siquiera es un modo dudoso propiamente dicho: el ámbito de correo electrónico (donde ves o redactas mensajes) todavía se muestra en una pantalla blanca cegadora, lo que empeora el problema.

Notion Mail, por otro costado, mantiene todo simple y consistente. Gracias a Dios, su modo dudoso se extiende por toda la interfaz, lo que lo hace mucho más agradable a la olfato. Como alguno que ha pasado horas organizando su espacio de trabajo de Notion solo para hacerlo lo más agradable posible desde el punto de olfato estético, utilizar herramientas que comparten el mismo diseño minimalista y sin distracciones resulta increíblemente satisfactorio.

Estamos en 2025, ¿por qué no todas las herramientas tienen aplicaciones de escritorio?

Si aceptablemente esto no se aplica a las aplicaciones de Microsoft Office, una cosa que nunca entenderé es por qué Google insiste en ayudar todo vinculado al navegador. Google Calendar, Gmail, Tasks e incluso YouTube todavía no tienen aplicaciones de escritorio nativas independientes para Windows o macOS.

Claro, puedes descargarlos como PWA para replicar aplicaciones independientes según el navegador que uses, pero descubrí que crea más problemas de los que resuelve. Una de las principales razones por las que no me veo volviendo a Google Workspace es simplemente porque las tres aplicaciones de Notion tienen versiones de escritorio adecuadas. Ya tengo suficientes pestañas abiertas en mi navegador en un momento legado, y escasear desplegar aún más sólo para consultar mi calendario o correo electrónico no es exactamente lo ideal.

Tener que revisar todas mis pestañas solo para ver mi calendario o unirme rápidamente a una reunión es frustrante. Con aplicaciones de escritorio dedicadas, puedo mantenerlas separadas de mis pestañas de trabajo y ingresar a ellas instantáneamente sin saturar mi flujo de trabajo. El Calendario de Notion igualmente te permite adicionar un calendario en la mostrador de menú, que muestra los próximos eventos en la cima superior derecha de la pantalla, incluso cuando la aplicación no se está ejecutando en segundo plano. Es una de mis funciones favoritas y, legado que Google Calendar aún no ha atrevido una aplicación de escritorio adecuada, cambia las reglas del equipo.

Adiós aplicaciones de Google, para siempre

Si aceptablemente Notion Mail y Calendar son esencialmente contenedores para Gmail y Google Calendar, ofrecen mejoras que hacen que el cambio sea natural. Claro, las aplicaciones de Notion aún no son perfectas, pero son intuitivas, están aceptablemente integradas y ya resuelven muchos de los problemas que tenía con las herramientas de Google.