Es posible que su hoja de cálculo de Excel le esté mintiendo. No, no es una conspiración; es simplemente una colección de asesinos comunes e invisibles que eluden las comprobaciones de errores y arruinan sus informes. Entonces, busquemos estas trampas silenciosas y arreglémoslas para siempre.

El cálculo invisible: filas ocultas y filtradas

Has revisado tus cálculos tres veces, pero el total todavía parece incorrecto. Esto sucede a menudo porque la función SUMA de Excel suma cada celda de un rango, incluso si ha ocultado filas o las ha filtrado manualmente.

En este ejemplo, si, luego de ocultar las filas 5 a 10, escribe:

=SUM(A1:A15)

la fórmula todavía devuelve 120, aunque la suma de los visible las celdas son 75.

Estos datos trasgo son un culpable frecuente que es casi inasequible de detectar de un vistazo. En su zona, utilice la función SUBTOTAL:

=SUBTOTAL(109,A1:A15)

El primer argumento le dice a Excel qué cálculo realizar y si incluir filas ocultas. Para adiciones, use el código 109 para cerciorarse de que cualquier fila oculta, ya sea mediante un filtro o manualmente, quede fuera de sus cálculos.

El filtro invisible: cuando fallan los iconos del embudo

De forma predeterminada, cuando filtra datos en una tabla de Excel, ve un útil icono de embudo en el encabezado de la columna correspondiente.

Sin retención, este ícono a veces puede desaparecer, generalmente cuando usa la utensilio Filtro renovador. Excel cree que le está haciendo un patrocinio al permanecer limpios los encabezados, pero en sinceridad le está haciendo creer que faltan datos.

En este marco, observe los números de fila en el extremo izquierdo. Si la secuencia está rota y los números son azules, hay un filtro activo.

Para solucionar este problema, en la pestaña Datos, haga clic en “Borrar”. Esto destruye todos los filtros de la hoja de trabajo, visibles o no, y recupera los datos perdidos del infructifero.

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Hay más de una forma de filtrar sus datos.

Tipos de datos mixtos: números almacenados como texto

Una celda que parece un número pero que en sinceridad se comporta como texto es el desfavorable silencioso definitivo en Excel. Si intenta sumar una columna donde los números están almacenados como texto, Excel simplemente los comercio como ceros, lo que da como resultado un total incorrecto.

De forma predeterminada, Excel alinea los números a la derecha y el texto a la izquierda. Si sus títulos se encuentran en el banda izquierdo de una celda, Excel no cree que sean números. Es posible que veas un pequeño triángulo de error verde en la cima de la celda, pero si se ha desactivado, estás volando a ciegas.

Otra forma de comprobarlo es aspirar las celdas sospechosas y mirar la mostrador de estado. Si ve “Recuento” pero no “Suma” ni “Promedio”, tiene texto.

Para solucionar este problema, con las celdas aún seleccionadas, haga clic en “Caudillo” en el menú desplegable Formato de número de la pestaña Inicio.

Si permanecen alineados a la izquierda, haga clic en “Texto en columnas” en la pestaña Datos y haga clic en “Finalizar”.

Excel vuelve a evaluar las celdas, convierte los títulos de texto en números reales y completa el cálculo. Ahora, la mostrador de estado asimismo muestra el promedio y la suma, ya que se comercio de números, no de texto.

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El espacio trasgo en recuentos y búsquedas.

Uno de los escenarios más frustrantes en Excel es cuando un recuento o una búsqueda arroja un resultado incorrecto sin que usted lo sepa.

Suponga que desea contar la cantidad de veces que aparece “Cap” en la columna Producto de su tabla T_Sales. Para hacer esto, utiliza la ulterior fórmula CONTAR.SI:

=COUNTIF(T_Sales(Product),M1)

Sin retención, aunque en sinceridad hay cuatro mayúsculas en esta columna, la fórmula devuelve 3. Esto probablemente se deba a un espacio final invisible luego de la palabra “Cap” en una de las celdas. De hecho, una celda que contiene la palabra “Cap” (con un espacio al final) es técnicamente una sujeción diferente a “Cap” (sin espacio al final).

Para extirpar los datos sin arruinar los espacios entre palabras en otros fundamentos (como el del “Cubo de Rubik”), use la función TRIM en una columna auxiliar:

=TRIM((@Product))

Esto elimina todos los espacios iniciales y finales, pero mantiene espacios simples entre las palabras. Luego puede aspirar estas cadenas de texto nuevas y recortadas, pegarlas como títulos (Ctrl+Shift+V) en la columna diferente y eliminar la columna auxiliar. Cuando haces esto, la fórmula cuenta correctamente el número de mayúsculas.

Funciones volátiles y cálculo manual.

Excel puede volverse terriblemente sosegado si se ve obligado a recalcular demasiado y con demasiada frecuencia. Esto suele ocurrir adecuado a funciones volátiles como OFFSET, INDIRECT y TODAY. A diferencia de las funciones normales, estas se recalculan cada vez que realiza un cambio. en cualquier zona en el tomo de trabajo.

Para hacer frente al retraso, puede aspirar “Manual” en el menú desplegable Opciones de cálculo de la pestaña Fórmulas.

Sin retención, aunque esto hace que el software sea más ágil, es posible que olvide presionar F9 para poner al día sus datos, lo que significa que podría estar tomando decisiones críticas basadas en números obsoletos.

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Vuelva a calcular y corrija sus fórmulas de Excel usando solo su teclado.

Una mejor alternativa es reemplazar las funciones volátiles con alternativas estables, como usar ÍNDICE en zona de DESPLAZAMIENTO o BUSCAR XL en zona de INDIRECTO. Incluso Microsoft recomienda reduciendo la cantidad de funciones volátiles que utiliza para acelerar su hoja de cálculo.

Números codificados: las minas terrestres ocultas

Se supone que las fórmulas de Excel son dinámicas, pero todos nos hemos sentido tentados a olvidar una tasa impositiva directamente interiormente de una celda cuando tenemos prisa. Esto se conoce como codificación rígida y es el equivalente en una hoja de cálculo a olvidar una mina terreno en su patio trasero.

El peligro no son las matemáticas, sino la visibilidad. Interiormente de seis meses, cuando la tarifa cambie, deberás poner al día todo sus fórmulas, y es dócil eludir una accidentalmente. El problema es que no necesariamente sabrás que te has perdido uno, por lo que podrías terminar confiando en datos inexactos.

Cada variable debe comportarse en su propia celda etiquetada y, en su zona, las fórmulas deben hacer relato a ellas. Luego, si necesitas cambiar la variable, solo debes hacerlo en un zona.

Mejor aún, puede nombrar una celda para que sus fórmulas sean aún más fáciles de acertar; simplemente selecciónela y, en el cuadro de nombre en la cima superior izquierda, escriba un nombre contextual para crear un rango con nombre. Luego, haga relato a este nombre en la fórmula.

Más allá de estos asesinos invisibles, existen otros errores comunes de Excel (como fusionar celdas, no usar tablas de Excel y usar tipos de relato incorrectos) que pueden comprometer la integridad de sus datos. Al corregir estos errores ahora, se asegura de que sus hojas de cálculo sean tan confiables como funcionales.

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