¿Su bandeja de entrada de Outlook está tan llena que los correos electrónicos importantes se escapan y lo dejan abrumado? Si es así, no estás aprovechando las funciones que te ayudan a sustentar todo bajo control. A continuación le mostramos cómo puede filtrar el ruido, sacar a la luz lo que efectivamente importa y sustentar su bandeja de entrada organizada.

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Activar la bandeja de entrada enfocada

Outlook incluye una función incorporada señal Bandeja de entrada enfocada que ordena automáticamente su bandeja de entrada. Divide su correo electrónico en dos pestañas: Enfocados y Otros. La pestaña Enfocados muestra los mensajes con los que interactúa más, como conversaciones esencia y mensajes leídos con frecuencia, mientras que los utensilios menos importantes, como boletines informativos y promociones, se mueven a la pestaña Otros.

La mejor parte es lo personalizable que es. Si poco importante aparece en la pestaña Otros, haga clic derecho en él y seleccione Mover > Mover a la bandeja de entrada enfocada. Outlook recordará esta comicios y ordenará mensajes similares correctamente en el futuro. Si aparece poco sin importancia en la pestaña Enfocados, haga clic derecho en él y seleccione Mover > Mover a otra bandeja de entrada.

Para habilitar la bandeja de entrada enfocada en la aplicación de escritorio, vaya a la pestaña “Ver”, haga clic en “Ver configuración” y seleccione “Ordenar mensajes en enfocados y otros”. Luego, haga clic en “Acomodar”.

Crea carpetas y usa reglas para filtrar correos electrónicos

Si todos los correos electrónicos llegan directamente a su bandeja de entrada principal, es inverosímil sustentar todo organizado. Por eso sugiero crear carpetas separadas para diferentes tipos de mensajes. Y no te preocupes, no tienes que mover nadie manualmente. Outlook puede encargarse de la clasificación con reglas que enrutan automáticamente los correos electrónicos a sus carpetas adecuadas.

Una vez que todo llega al ocupación correcto, tu bandeja de entrada deja de parecer caótica. Por ejemplo, expedición todos los boletines a una carpeta “Acertar más tarde”, me aseguro de que el spam nunca llegue a mi bandeja de entrada y clasifico los correos electrónicos por palabras esencia, líneas de asunto o destinatarios. Para configurar su propia regla, haga clic derecho en un correo electrónico, vaya a Reglas > Crear regla y Outlook puede completar automáticamente algunos criterios de regla.

Toque “Más opciones” para ajustar aún más la regla. Si Outlook alguna vez comienza a filtrar correos electrónicos importantes por error, revise sus filtros y ajústelos.

Si las reglas de filtrado detalladas le parecen demasiado trabajo, la función Barredura de Outlook es una forma sencilla y sencilla de sustentar organizada su bandeja de entrada. Le permite ordenar rápidamente correos electrónicos de un remitente específico. Puede mover automáticamente todos sus mensajes a una carpeta de su comicios, cursar allí asimismo correos electrónicos futuros, conservar solo los más nuevos o mover cualquier archivo que tenga más de 10 días.

Esa carpeta puede ser cualquier cosa que se ajuste a su flujo de trabajo: mensajes importantes, chats personales, correos electrónicos comerciales o incluso Fundamentos eliminados. Es una forma sencilla y sin intervención de evitar que se acumule su bandeja de entrada y siempre sabrá exactamente a dónde van esos mensajes. Para usarlo, seleccione un correo electrónico, haga clic en tres puntos horizontales, seleccione “Barrer”, elija su influencia preferida, seleccione una carpeta y haga clic en “Aceptar”.

Elimine los hilos ruidosos con la función Ignorar

Si ha trabajado en un entorno corporativo, sabe exactamente cómo se siente el “Objetar a todos los Hecatombe”. Una mañana, inicias sesión y de repente aparece un correo electrónico de hace una semana en la parte superior de tu bandeja de entrada, solo porque cualquiera respondió con una sola palabra como “¡Espléndido!”. Si las conversaciones siguen resurgiendo, es una señal de que el desorden necesita atención.

Felizmente, Outlook tiene una gran utensilio para esto: Ignorar conversación. Envía automáticamente todos los mensajes de ese hilo (pasados ​​y futuros) directamente a Fundamentos eliminados. Para usarlo, refugio el correo electrónico encadenado, haga clic en la flecha al banda del ícono de la papelera (Eliminar) y seleccione “Ignorar”. Confírmalo y auge: estás vacuo de ese hilo ruidoso.

¿Y si alguna vez cambias de opinión? Ningún problema. Simplemente dirígete a la carpeta “Fundamentos eliminados”, vuelve a rajar el correo electrónico, abre el mismo menú desplegable y selecciona “Dejar de ignorar” para recuperarlo.

Tenga en cuenta que si Outlook está configurado para pincharse automáticamente la carpeta Fundamentos eliminados luego de una cierta cantidad de días, es posible que este correo electrónico se elimine permanentemente y no haya forma de recuperarlo.

Ajusta la densidad de tu bandeja de entrada

La mayoría de las personas se concentran en ordenar los correos electrónicos para aniquilar su bandeja de entrada, pero el definitivo problema muchas veces no es el número de mensajes, sino el diseño. Cuando su bandeja de entrada está demasiado espaciada, consume espacio en la pantalla y dificulta el escaneo, especialmente en pantallas más pequeñas. Outlook soluciona este problema permitiéndole ajustar la densidad de su bandeja de entrada, que controla la densidad de los mensajes.

Puede designar entre tres opciones: Espacioso, Cómodo y Compacto. Roomy es el diseño predeterminado, que le brinda mucho espacio entre mensajes y texto un poco más prócer. Cambiar a Compacto aprieta todo y reduce el tamaño de fuente para que puedas ver más correos electrónicos a la vez. Esa visibilidad adicional hace que sea más casquivana hojear, clasificar y aniquilar cosas mucho más rápido.

Lo apacible está cabal en el medio, ni demasiado extendido ni demasiado empaquetado. Para ajustar la densidad de su bandeja de entrada, vaya a la pestaña “Ver”, refugio el menú desplegable “Densidad” y seleccione el diseño que mejor se adapte a sus deyección.

Una bandeja de entrada desordenada no se debe al convexidad de correos electrónicos: es una señal de que Outlook no se adapta a su forma de trabajar. Con los consejos anteriores, finalmente podrás sustentar las cosas bajo control. Para evitar que el desorden vuelva a aparecer, acostúmbrese a guardar mensajes antiguos, cerrar a los remitentes de spam persistentes y realizar limpiezas periódicas y rápidas en ocupación de esperar meses.